Bürokorrespondenzsoftware verbessert die Leistungsfähigkeit der Organisation und steigert die Produktivität durch die Einführung neuer Konzepte wie elektronische Entwürfe, interne Briefkonzepte und elektronische Folgemethoden. Weitere Vorteile dieser Software sind die Kostensenkung und die Eliminierung von Papier aus den Verwaltungsabläufen der Organisation sowie die Steigerung der Zufriedenheit der Systembeteiligten.
Zu den Funktionen dieser Software gehören:
Die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern, unabhängigen Sekretariaten und Indikatorbüros zu definieren
Die Möglichkeit, Abteilungs-ID-Codes, Positionen und Codes ausländischer Organisationen im Indikatorcode zu definieren und zu verwenden
Die Möglichkeit, reguläre und vertrauliche Sekretariate zu unterstützen
Die Möglichkeit, Briefvorlagen separat für Sekretariate und Abteilungen zu definieren
Die Möglichkeit, Vorlagen für Verwaltungskorrespondenzelemente global zu definieren oder sie mehreren Sekretariaten und verschiedenen Abteilungen zuzuweisen
Die Möglichkeit, eine persönliche Signatur zu definieren und eine Vorlage mit mehreren Signaturen zu definieren
Die Möglichkeit, die Anzahl der Datensätze zu definieren, die im Verwaltungsordner des Benutzers angezeigt werden können
Die Möglichkeit, eine Benutzeroberfläche in mehreren Sprachen (Persisch und Englisch) zu erstellen
Die Möglichkeit, der Textdatei empfangener Briefe ein Bild des Sekretariatssiegels der Organisation hinzuzufügen
Die Möglichkeit, die Registrierung empfangener Briefe in nicht verbundenen Sekretariaten zu verhindern
Die Möglichkeit, das Senden von Erinnerungen an ausstehende Briefe an Sekretariatspersonal ohne vertraulichen Sicherheitszugriff auf Briefe zu verhindern
Die Möglichkeit für Einzelpersonen, auf einen oder mehrere bestimmte Ordner aus dem Verwaltungskorrespondenzarchiv ihrer Abteilung zuzugreifen Struktur
Die Möglichkeit, „Befugnisse zu delegieren“ zusammen mit dem Archiv früherer Delegationen (mit dem entsprechenden Benutzerzugriff)
Die Möglichkeit, die Beschreibung der Referenzen im Zusammenhang mit dem „Bcc“ von Verwaltungsbriefen anzuzeigen, wenn Befugnisse delegiert werden
Office correspondence software improves organizational performance and increases productivity by introducing new concepts such as electronic drafts, internal letter concepts, and electronic follow-up methods. Other benefits of this software include reducing costs and eliminating paper from the organization’s administrative processes, as well as increasing the satisfaction of system participants.
The features of this software include:
The ability to define an unlimited number of users, independent secretariats and index offices
The ability to define and use department ID codes, positions and codes of foreign organizations in the indicator code
The ability to support regular and confidential secretariats
The ability to define letter templates separately for secretariats and offices
The ability to define templates for administrative correspondence items globally or assign them to multiple secretariats and different departments
The ability to define a personal signature and define a template with multiple signatures
The ability to define the number of records that can be displayed in the user’s administrative folder
The ability to create a user interface in multiple languages (Persian and English)
The ability to add an image of the organization’s secretariat seal to the text file of received letters
The ability to prevent the registration of received letters in unrelated secretariats
The ability to prevent the sending of reminders of pending letters to secretariat staff without confidentiality preventing security access to letters
The ability to allow individuals to access one or more specific folders from the administrative correspondence archive of their department structure
The ability to delegate authority along with the archive of agencies Previous (with appropriate user access)
Ability to view the description of references related to “Bcc” of administrative letters if delegated
نرم افزار مکاتبات اداری با معرفی مفاهیم جدیدی مانند پیش نویس الکترونیکی، مفاهیم نامه داخلی و روش های پیگیری الکترونیکی، عملکرد سازمانی را بهبود می بخشد و بهره وری را افزایش می دهد. از دیگر مزایای این نرم افزار می توان به کاهش هزینه ها و حذف کاغذ از فرآیندهای اداری سازمان و همچنین افزایش رضایت مشارکت کنندگان سیستم اشاره کرد.
امکانات این نرم افزار عبارتند از:
امکان تعریف تعداد نامحدود کاربر، دبیرخانه های مستقل و دفاتر شاخص
امکان تعریف و استفاده از کدهای شناسه دپارتمان، سمت ها و کدهای سازمان های خارجی در کد اندیکاتور
توانایی پشتیبانی از دبیرخانه های منظم و محرمانه
امکان تعریف قالب نامه ها به صورت جداگانه برای دبیرخانه ها و ادارات
امکان تعریف قالب برای موارد مکاتبات اداری در سطح جهانی یا اختصاص آنها به چندین دبیرخانه و بخش های مختلف
امکان تعریف امضای شخصی و تعریف قالب با چندین امضا
امکان تعریف تعداد رکوردهای قابل نمایش در پوشه مدیریتی کاربر
امکان ایجاد رابط کاربری به چندین زبان (فارسی و انگلیسی)
امکان افزودن تصویر مهر دبیرخانه سازمان به فایل متنی نامه های دریافتی
امکان جلوگیری از ثبت نامه های دریافتی در دبیرخانه های غیر مرتبط
امکان جلوگیری از ارسال یادآور نامه های معلق به کارکنان دبیرخانه بدون محرمانه جلوگیری از دسترسی امنیتی به نامه ها
امکان دسترسی افراد به یک یا چند پوشه خاص از آرشیو مکاتبات اداری ساختار بخش خود
امکان تفویض اختیار به همراه آرشیو نمایندگی های قبلی (با دسترسی مناسب کاربر)
امکان مشاهده شرح مراجع مربوط به “Bcc” نامه های اداری در صورت تفویض اختیار